Report Latihan Industri - Pengurusan Majlis Atau Acara

BAB 6

PENGURUSAN MAJLIS ATAU ACARA

6.1 Pengenalan

Pengurusan majlis atau acara bermaksud sesuatu aktiviti yang dirancang dengan cara sistematik oleh seorang individu atau beberapa orang individu tertentu, contohnya satu persembahan, karnival, majlis, seminar, pertunjukan atau pertandingan yang terbatas fungsinya dan diadakan bagi mencapai satu objektif yang berfaedah kepada individu tertentu atau masyarakat.

Pengurusan majlis atau acara juga melibatkan proses pembelajaran pengurusan, selok belok perniagaan, mengenalpasti kumpulan sasaran, merancang konsep acara atau majlis, perancangan logistik dan penyelarasan aspek teknikal sebelum acara atau majlis dijalankan. Suatu acara dan majlis yang dijalankan mempunyai matlamat dan objektif tertentu yang berfaedah kepada individu, kumpulan individu tertentu ataupun masyarakat Contohnya acara seperti karnival diadakan sebagai suatu acara yang mempunyai matlamat tersendiri seperti untuk melakukan analisis terhadap produk ditawarkan, mengenalpasti golongan sasaran, dan untuk memasarkan produk yang ditawarkan, ini kerana untuk menjamin pulangan pelaburan dan keuntungan yang telah dilaburkan.

6.2 Objektif pengurusan majlis atau acara

Untuk merancang konsep atau acara majlis yang dilangsungkan, perancangan logistik dan penyelarasan aspek teknikal sebelum acara atau majlis dijalankan dan mempelajari cara dan proses pengurusan majlis atau acara.

Mencapai satu objektif yang berfaedah kepada individu tertentu atau masyarakat yang terlibat secara langsung ataupun tidak langsung.

Untuk menjalankan promosi dan memperkenalkan produk atau perkhidmatan baru atau produk sedia ada

Untuk memasarkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat dan mengenalpasti golongan sasaran pembeli dan pengguna produk

Untuk menunjukkan imej syarikat yang baik dan kuat kepada pelanggan dan pengguna untuk jangka masa yang panjang dan mengukuhkan lagi hubungan antara syarikat dan pelanggan.

Untuk mendapatkan kembali perolehan keuntungan yang dilaburkan.

6.3 Model Perancangan Acara

Sumber :

Model Perancangan Acara: Johnny A William And Robert II, Festival And Special Event Management. Second Edition. John Willey & Son Australian Ltd 1999.

6.4 Spesifikasi / Jenis Peralatan Yang Digunakan.

‘Backdrop’ peralatan yang digunakan apabila menjalankan pengurusan majlis atau acara
Produk @ perkhidmatan yang ditawarkan ,contoh kadfon, perkhidmatan Helo Add.
Peralatan promosi, seperti risalah, buku nota t-shirt,pen, pensil dan beg
Peralatan yang digunakan untuk aktiviti yang dirancang sepanjang carnival seperti, kertas, duit syiling, pensil warna, belon dan damak.
Lain-lain yang berkaitan.

6.5 Proses Kerja Yang Dilakukan

· Setiap karnival besar yang disertai, syarikat mengambil masa sekurangnya selama tiga bulan untuk membuat perancangan acara. Antara kriteria perancangan adalah seperti, membentuk konsep, membuat penyelidikan, membuat keputusan, mendapatkan kelulusan dan pelaksanaan. Contoh majlis atau aktiviti yang bersifat besar adalah seperti Karnival Upin dan Ipin dan Minggu Amanah Saham Malaysia.

· Bagi majlis atau aktiviti yang bersifat kecil dan sederhana, masa perancangan majlis tidak mengambil tempoh masa yang lama,kerana tidak mengeluarkan belanjawan yang banyak contohnya aktiviti promosi di kilang atau di sekolah. Saya terlibat secara langsung sepanjang proses kerja ini dilakukan, kerana saya turut ditempatkan di Jabatan Sales And Marketing, Saya diberikan pendedahan dan diajar cara untuk merancang pengurusan majlis atau acara supaya berjalan dengan lancar dan teratur

Tarikh	Aktiviti /Lokasi
24/2/2011 - 28/2/2011	Karnival Upin dan Ipin, Shah Alam Convention Centre (SACC)
6/1/2011 - 18/1/2011	Promosi penggunaan kadfon, Sekolah Teknik Setapak
17/2/2011	Promosi dan jualan kadfon di kilang Sony, Shah Alam

Jadual 1.3 : Jadual senarai aktiviti pengurusan majlis dan acara yang terlibat

6.51 Karnival Upin Dan Ipin

Menyertai Karnival Upin dan Ipin yang berlangsung di Shah Alam Convention

Mendengar taklimat daripada Cik Ain sebagai ketua yang menguruskan karnival Upin dan Ipin. Kumpulan diwujudkankan dan pembahagian tugas dijalankan sepanjang karnival berlangsung.

Membantu menyediakan ‘Prob’ iaitu peralatan yang digunakan apabila menyertai dan menganjurkan sesuatu majlis dan memasang peralatan yang digunakan semasa karnival berlangsung. Datang setiap hari ke Shah Alam Convention Centre (SACC) sepanjang carnival berlangsung setiap hari, daripada pada pukul 8 am dan pulang pukul 7 pm, menjalankan promosi produk helo dan memperkenalkan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pengunjung yang hadir ke karnival tersebut

Memastikan sasaran yang diberikan oleh ketua iaitu menjual kad telefon awan ‘Helo’, produk utama disamping itu memperkenalkan produk lain yang ditawarkan oleh syarikat seperti Helo Add dan Wifi Hot Zone. Ini penting untuk memastikan orang ramai mengetahui produk dan perkhidmatan lain yang ditawarkan oleh syarikat, dan secara tidak langsung promosi dapat dijalankan.

Diajar cara untuk berinteraksi, berkomunikasi dengan pengguna serta cara untuk menerangkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan dengan betul dan berkesan. Terlibat dengan pelbagai aktiviti yang dijalankan oleh gerai Helo, bersama pelanggan seperti mengadakan pertandingan mewarna, body art dan peraduan meneka duit siling. Secara tidak langsung dapat mendekatkan hubungan yang terjalin antara syarikat dan pelanggan. Merancang bersama staff yang lain tentang aktiviti yang akan dijalankan ketika ‘slot produk bersama pengguna’ antara aktiviti yang dijalankan ialah sesi memperkenalkan produk, sesi soal jawab dan sesi bersama pengunjung. Setiap syarikat yang menyertai karnival diberikan masa selama sejam, slot bersama pelanggan untuk memperkenalkan produk dan perkhidmatan yang dijalankan kepada pengunjung yang hadir. Saya berpeluang untuk menjadi pengacara majlis ketika sesi ‘slot produk bersama pengguna’. Pelbagai aktiviti yang dijalankan ketika sesi berlangsung dan menganjurkan pelbagai pertandingan secara spontan bersama pengunjung selain memperkenalkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pengunjung . Secara tidak peluang yang diberikan meningkatkan kemahiran merancang majlis dan komunikasi.

6.52 Melakukan Promosi di sekolah dan Kilang.

Pada 6/1/2011 dan 18/1/2011 mengikuti Encik Sabaruddin ke Sekolah Teknik Setapak untuk menjalankan aktiviti promosi kadfon kepada ibu- bapa dan pelajar baru yang mendaftar ke sekolah Teknik setapak.

Diajar cara untuk berinteraksi, berkomunikasi dengan ibu bapa dan pelajar supaya berminat dan tertarik dengan produk yang ditawarkan serta menerangkan kegunaan dan kelebihan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan dengan betul dan berkesan.

Pada 17/2/2011 mengikuti Encik Khairul Anuar melakukan promosi dan jualan kadfon di Kilang Sony kepada pekerja asing, dan memperkenalkan kadar promosi baru panggilan antarabangsa ke luar Malaysia

Kad fon Kadar IDD panggilan antarabangsa, antara salah satu produk daripada Helo Paypoint yang memfokuskan jualan kad fon kepada pelancong dan pekerja asing.

Jualan lebih tertumpu kepada pekerja asing daripada Indonesia, India, Vietnam, Sri Langka, Nepal dan China

6.5 Komen dan cadangan

Saya mencadangkan pihak syarikat memilih acara majlis ‘event’ yang bersesuaian dengan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat. Contohnya Karnival pendidikan bersesuaian produk yang ditawarkan oleh syarikat iaitu kadfon dimana sasaran pelanggan adalah pelajar sekolah dan ibu bapa yang mempunyai anak yang masih bersekolah dimana antara pengguna tetap kadfon

Pihak syarikat seharusnya melakukan penilaian, menggunakan strategi yang bersesuaian dan kaji selidik mengenai majlis atau karnival yang disertai, untuk memastikan sasaran yang ditetapkan oleh pihak syarikat tercapai, untuk mendapatkan kembali perolehan keuntungan yang dilaburkan.

Pihak syarikat juga harus memastikan pekerja yang terlibat dalam perancangan majlis seharusnya bijak mengawal dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Kemahiran komunikasi amat penting untuk memastikan maklumat yang disampaikan tercapai dan mudah difahami. Memastikan peralatan yang digunakan dalam keadaan elok dan berfungsi dengan sempurna untuk mengelakkan berlaku masalah diluar jangkaan.

6.6 kesimpulan

Sepanjang saya melakukan tugasan ini, saya saya sangat berpuas hati dan gembira di atas komitmen yang ditunjukan oleh kakitangan, saya juga banyak mempelajari ilmu dan kemahiran baru di mana tidak dipelajari di politeknik. Saya juga berpeluang untuk menggunakan apa yang saya pelajari di politeknik semasa menjalani latihan industri. Contohnya pelbagai ilmu berkaitan dengan cara untuk berkomunikasi dapat dipelajari seperti cara berkomunikasi antara pekerja dengan pekerja, orang ramai dan pembeli produk di mana mempunyai cara komunikasi yang tersendiri dan berbeza antara satu sama lain.

Pengurusan majlis atau acara antara bidang di bawah pengurusan perniagaan di mana, kemahiran merancang, menganalisis, melaksanakan dan komunikasi adalah sangat penting untuk memastikan kejayaan majlis dan acara yang dilaksanakan. Untuk memastikan perancangan yang dijalankan berjalan lancar seperti yang ditetapkan, memerlukan seorang ketua yang bijak mengawasi dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Ketua kumpulan yang bijak merancang strategi dan pandai membahagikan tugas kepada ahli kumpulan dapat memastikan pelaburan yang dibuat oleh syarikat dapat memberi pulangan keuntungan seperti yang diharapkan.

Kerjasama antara kumpulan adalah sangat penting kerana, Kejayaan sesuatu majlis dan acara bergantung kepada komitmen yang ditunjukkan oleh ahli kumpulan. Pelbagai idea dan maklumat baru dapat dikongsikan bersama, ini dapat menambahkan ilmu dan kemahiran baru setiap ahli yang menjayakan karnival, majlis dan acara promosi yang disertai

Saya juga berpengalaman dan terlibat sepenuhnya dalam mengendalikan pengurusan majlis atau acara yang dianjurkan oleh syarikat. Ini kerana peluang yang diberikan dalam menjayakan Karnival Upin dan Ipin dan menguruskan pelbagai acara dan majlis di sekolah yang terpilih dalam menjalankan promosi syarikat. Pelbagai kesukaran yang dihadapi untuk menjayakan majlis ini. Dengan kerjasama yang diberi oleh semua pihak, semua masalah yang dihadapi dapat diatasi yang mudah. Salah satu pengalaman yang mungkin menjadi ingatan saya sepanjang menjalani latihan industri

P/S: Ini antara contoh report latihan industri untuk CONTOH PENGURUSAN MAJLIS @ ACARA untuk lihat contoh yang lain, sila pergi ke Label CONTOH LATIHAN INDUSTRI atau klik pautan di bawah di bawah untuk melihat contoh yang terdahulu.