
BAB
6
PENGURUSAN MAJLIS ATAU ACARA
6.1 Pengenalan
Pengurusan majlis atau
acara bermaksud sesuatu aktiviti yang dirancang dengan cara sistematik oleh
seorang individu atau beberapa orang individu tertentu, contohnya satu
persembahan, karnival, majlis, seminar, pertunjukan atau pertandingan yang terbatas fungsinya dan diadakan bagi mencapai
satu objektif yang berfaedah kepada individu
tertentu atau masyarakat.
Pengurusan majlis atau
acara juga melibatkan proses pembelajaran pengurusan, selok belok perniagaan,
mengenalpasti kumpulan sasaran, merancang konsep acara atau majlis, perancangan
logistik dan penyelarasan aspek teknikal sebelum acara atau majlis dijalankan. Suatu acara dan majlis
yang dijalankan mempunyai matlamat dan objektif tertentu yang berfaedah kepada
individu, kumpulan individu tertentu ataupun masyarakat Contohnya acara seperti
karnival diadakan sebagai suatu acara
yang mempunyai matlamat tersendiri seperti untuk melakukan analisis terhadap
produk ditawarkan, mengenalpasti golongan sasaran, dan untuk memasarkan produk
yang ditawarkan, ini kerana untuk menjamin pulangan pelaburan dan keuntungan
yang telah dilaburkan.
6.2 Objektif pengurusan majlis atau acara
- Untuk merancang konsep atau acara majlis yang dilangsungkan, perancangan logistik dan penyelarasan aspek teknikal sebelum acara atau majlis dijalankan dan mempelajari cara dan proses pengurusan majlis atau acara.
- Mencapai satu objektif yang berfaedah kepada individu tertentu atau masyarakat yang terlibat secara langsung ataupun tidak langsung.
- Untuk menjalankan promosi dan memperkenalkan produk atau perkhidmatan baru atau produk sedia ada
- Untuk memasarkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat dan mengenalpasti golongan sasaran pembeli dan pengguna produk
- Untuk menunjukkan imej syarikat yang baik dan kuat kepada pelanggan dan pengguna untuk jangka masa yang panjang dan mengukuhkan lagi hubungan antara syarikat dan pelanggan.
- Untuk mendapatkan kembali perolehan keuntungan yang dilaburkan.
6.3 Model Perancangan Acara
Sumber :
Model Perancangan
Acara: Johnny A William And Robert II, Festival And Special Event Management.
Second Edition. John Willey & Son
Australian Ltd 1999.
6.4 Spesifikasi
/ Jenis Peralatan Yang Digunakan.
- ‘Backdrop’ peralatan yang digunakan apabila menjalankan pengurusan majlis atau acara
- Produk @ perkhidmatan yang ditawarkan ,contoh kadfon, perkhidmatan Helo Add.
- Peralatan promosi, seperti risalah, buku nota t-shirt,pen, pensil dan beg
- Peralatan yang digunakan untuk aktiviti yang dirancang sepanjang carnival seperti, kertas, duit syiling, pensil warna, belon dan damak.
- Lain-lain yang berkaitan.
6.5 Proses Kerja Yang Dilakukan
·
Setiap karnival besar
yang disertai, syarikat mengambil masa sekurangnya selama tiga bulan untuk
membuat perancangan acara. Antara kriteria perancangan adalah seperti,
membentuk konsep, membuat penyelidikan,
membuat keputusan, mendapatkan
kelulusan dan pelaksanaan. Contoh majlis atau aktiviti yang bersifat besar
adalah seperti Karnival Upin dan Ipin dan Minggu Amanah Saham Malaysia.
·
Bagi majlis atau
aktiviti yang bersifat kecil dan sederhana, masa perancangan majlis tidak
mengambil tempoh masa yang lama,kerana tidak mengeluarkan belanjawan yang banyak
contohnya aktiviti promosi di kilang atau di sekolah. Saya terlibat secara
langsung sepanjang proses kerja ini dilakukan, kerana saya turut ditempatkan di
Jabatan Sales And Marketing, Saya diberikan pendedahan dan diajar cara untuk merancang pengurusan majlis atau
acara supaya berjalan dengan lancar dan teratur
Tarikh
|
Aktiviti
/Lokasi
|
24/2/2011
-
28/2/2011
|
Karnival Upin dan Ipin, Shah Alam Convention Centre (SACC)
|
6/1/2011
-
18/1/2011
|
Promosi penggunaan kadfon,
Sekolah Teknik Setapak
|
17/2/2011
|
Promosi dan jualan kadfon di
kilang Sony, Shah Alam
|
Jadual 1.3 : Jadual senarai aktiviti pengurusan majlis dan acara
yang terlibat
6.51 Karnival
Upin Dan Ipin
Menyertai Karnival Upin dan Ipin yang
berlangsung di Shah Alam Convention
Mendengar taklimat daripada Cik Ain sebagai
ketua yang menguruskan karnival Upin dan Ipin. Kumpulan diwujudkankan dan pembahagian
tugas dijalankan sepanjang karnival berlangsung.
Membantu menyediakan ‘Prob’ iaitu peralatan yang digunakan apabila
menyertai dan menganjurkan sesuatu majlis
dan memasang peralatan yang
digunakan semasa karnival berlangsung. Datang setiap hari ke Shah Alam Convention
Centre (SACC) sepanjang carnival berlangsung setiap hari, daripada pada pukul 8 am dan pulang pukul 7 pm,
menjalankan promosi produk helo dan memperkenalkan perkhidmatan yang ditawarkan
kepada pengunjung yang hadir ke karnival tersebut
Memastikan sasaran yang diberikan oleh ketua
iaitu menjual kad telefon awan ‘Helo’,
produk utama disamping itu memperkenalkan produk lain yang ditawarkan oleh
syarikat seperti Helo Add dan Wifi Hot Zone. Ini penting untuk memastikan orang
ramai mengetahui produk dan perkhidmatan lain yang ditawarkan oleh syarikat, dan
secara tidak langsung promosi dapat dijalankan.
Diajar cara untuk berinteraksi,
berkomunikasi dengan pengguna serta cara
untuk menerangkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan dengan betul dan berkesan. Terlibat dengan pelbagai aktiviti yang
dijalankan oleh gerai Helo, bersama pelanggan seperti mengadakan pertandingan
mewarna, body art dan peraduan meneka duit siling. Secara tidak langsung dapat
mendekatkan hubungan yang terjalin antara syarikat dan pelanggan. Merancang bersama staff yang lain tentang
aktiviti yang akan dijalankan ketika ‘slot produk bersama pengguna’ antara
aktiviti yang dijalankan ialah sesi memperkenalkan produk, sesi soal jawab dan
sesi bersama pengunjung. Setiap syarikat yang menyertai karnival diberikan masa
selama sejam, slot bersama pelanggan untuk memperkenalkan produk dan
perkhidmatan yang dijalankan kepada
pengunjung yang hadir. Saya
berpeluang untuk menjadi pengacara majlis ketika sesi ‘slot produk bersama pengguna’. Pelbagai
aktiviti yang dijalankan ketika sesi berlangsung dan menganjurkan pelbagai pertandingan secara spontan bersama
pengunjung selain memperkenalkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pengunjung . Secara
tidak peluang yang diberikan meningkatkan kemahiran merancang majlis dan
komunikasi.
6.52 Melakukan Promosi di sekolah dan Kilang.
- Pada 6/1/2011 dan 18/1/2011 mengikuti Encik Sabaruddin ke Sekolah Teknik Setapak untuk menjalankan aktiviti promosi kadfon kepada ibu- bapa dan pelajar baru yang mendaftar ke sekolah Teknik setapak.
- Diajar cara untuk berinteraksi, berkomunikasi dengan ibu bapa dan pelajar supaya berminat dan tertarik dengan produk yang ditawarkan serta menerangkan kegunaan dan kelebihan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan dengan betul dan berkesan.
- Pada 17/2/2011 mengikuti Encik Khairul Anuar melakukan promosi dan jualan kadfon di Kilang Sony kepada pekerja asing, dan memperkenalkan kadar promosi baru panggilan antarabangsa ke luar Malaysia
- Kad fon Kadar IDD panggilan antarabangsa, antara salah satu produk daripada Helo Paypoint yang memfokuskan jualan kad fon kepada pelancong dan pekerja asing.
- Jualan lebih tertumpu kepada pekerja asing daripada Indonesia, India, Vietnam, Sri Langka, Nepal dan China
6.5
Komen
dan cadangan
Saya mencadangkan pihak syarikat
memilih acara majlis ‘event’ yang
bersesuaian dengan produk dan
perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat. Contohnya Karnival pendidikan
bersesuaian produk yang ditawarkan oleh syarikat iaitu kadfon dimana sasaran
pelanggan adalah pelajar sekolah dan ibu bapa yang mempunyai anak yang masih
bersekolah dimana antara pengguna tetap kadfon
Pihak syarikat seharusnya melakukan
penilaian, menggunakan strategi yang bersesuaian dan kaji selidik mengenai
majlis atau karnival yang disertai, untuk memastikan sasaran yang ditetapkan oleh pihak syarikat
tercapai, untuk mendapatkan kembali
perolehan keuntungan yang dilaburkan.
Pihak syarikat juga harus
memastikan pekerja yang terlibat dalam perancangan majlis seharusnya bijak
mengawal dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Kemahiran komunikasi amat
penting untuk memastikan maklumat yang disampaikan tercapai dan mudah difahami. Memastikan peralatan yang digunakan
dalam keadaan elok dan berfungsi dengan sempurna untuk mengelakkan berlaku
masalah diluar jangkaan.
6.6
kesimpulan
Sepanjang saya melakukan tugasan ini, saya saya sangat
berpuas hati dan gembira di atas komitmen yang ditunjukan oleh kakitangan, saya
juga banyak mempelajari ilmu dan kemahiran baru di mana tidak dipelajari di
politeknik. Saya juga berpeluang untuk
menggunakan apa yang saya pelajari di politeknik semasa menjalani latihan
industri. Contohnya pelbagai ilmu berkaitan dengan cara untuk berkomunikasi
dapat dipelajari seperti cara
berkomunikasi antara pekerja dengan pekerja, orang ramai dan pembeli produk di
mana mempunyai cara komunikasi yang tersendiri dan berbeza antara satu sama
lain.
Pengurusan majlis atau acara antara bidang di bawah
pengurusan perniagaan di mana, kemahiran merancang, menganalisis, melaksanakan
dan komunikasi adalah sangat penting untuk memastikan kejayaan majlis dan acara
yang dilaksanakan. Untuk memastikan perancangan yang dijalankan berjalan lancar
seperti yang ditetapkan, memerlukan seorang ketua yang bijak mengawasi dan
menyelesaikan masalah yang dihadapi. Ketua kumpulan yang bijak merancang
strategi dan pandai membahagikan tugas kepada ahli kumpulan dapat memastikan
pelaburan yang dibuat oleh syarikat dapat memberi pulangan keuntungan seperti
yang diharapkan.
Kerjasama antara
kumpulan adalah sangat penting kerana, Kejayaan sesuatu majlis dan acara
bergantung kepada komitmen yang ditunjukkan oleh ahli kumpulan. Pelbagai idea
dan maklumat baru dapat dikongsikan bersama, ini dapat menambahkan ilmu dan
kemahiran baru setiap ahli yang menjayakan karnival, majlis dan acara promosi
yang disertai
Saya juga berpengalaman dan terlibat sepenuhnya dalam mengendalikan pengurusan majlis atau
acara yang dianjurkan oleh syarikat. Ini kerana peluang yang diberikan dalam
menjayakan Karnival Upin dan Ipin dan menguruskan pelbagai acara dan majlis di
sekolah yang terpilih dalam menjalankan promosi syarikat. Pelbagai kesukaran
yang dihadapi untuk menjayakan majlis ini. Dengan kerjasama yang diberi oleh
semua pihak, semua masalah yang dihadapi dapat diatasi yang mudah. Salah satu
pengalaman yang mungkin menjadi ingatan saya sepanjang menjalani latihan
industri
P/S: Ini antara contoh report latihan industri untuk CONTOH PENGURUSAN MAJLIS @ ACARA untuk lihat contoh yang lain, sila pergi ke Label CONTOH LATIHAN INDUSTRI atau klik pautan di bawah di bawah untuk melihat contoh yang terdahulu.
- CONTOH REPORT LATIHAN INDUSTRI
- PENDAHULUAN,OBJEKTIF & KEPENTINGAN
- SENARAI RAJAH & PENGHARGAAN
- PENGENALAN LATAR BELAKANG FIRMA, TEMPAT LATIHAN IDUSTRI DIJALANKAN
- PENGGUNAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (ICT) DAN KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN PERNIAGAAN)
- PENGISIAN MAKLUMAT KE DALAM BORANG DAN PROSES UNTUK MENGHANTAR SURAT/ DOKUMEN/ BARANG PROMOSI DAN KADFON MELALUI PERKHIDMATAN POS LAJU.
- PENGURUSAN MAJLIS ATAU ACARA
infor menarik ni !
ReplyDeleteterima kasih
DeletePerkongsian yg bermanfaat.. thanks sharing.. :)
ReplyDeletealhamdulilah ..terima kasih.
DeleteSecara officialnya saya tak pernah mendapat latihan dalam bidang pengurusan majlis, tapi saya banyak belajar dari pengalaman. Bila berkerja dalam sektor awam, pengurusan majlis tidak boleh semberono, ia hanya akan memalukan Jabatan dan tak kena gaya boleh mendapat teguran diperingkat tertinggi
ReplyDelete